Mając już za sobą zaręczyny oraz zaplanowaną datę wesela pierwsze, co należy zrobić, to wybrać i podpisać umowy z firmami, które obsłużą Wasze wesele. W skrócie: musicie spędzić miliard godzin przed komputerem szukając specjalistów z danej branży i modlić się o wolny termin wybierając numer. Rynek weselny jest ogromny. Niezależnie czy szukacie zespołu muzycznego, fotografa na wesele czy kamerzyste na wesele lub innego wybitnego specjalisty, spędzicie ogrom czasu na jego znalezienie.

Gdy już spośród 20 stron na Google zawęziliście krąg poszukiwań do kilku firm musicie uważnie ich sprawdzić, żeby nie było później żadnego rozczarowania. Zwracajcie na każdy szczegół a nawet polecam robić sobie notatki z każdej rozmowy. Aby uniknąć sprawnie przebrnąć przez organizację wesela zrób dokładnie to, o czym Ci zaraz opowiemy, a zminimalizujesz do minimum szanse na jakiekolwiek odejście od planu, a na pewno wykluczysz wszelkie warunki losowe.

Należy pamiętać, że umowa jest ważna zarówna w formie pisemnej, jak i ustnej. Dobrze jednak wiemy jak nieraz są traktowane ustalenia ustne, dlatego do celów dowodowych powinniśmy zadbać o dobrze sporządzoną umowę zabezpieczająca nasze interesy. Szczególnie jeśli chodzi o salę weselną, na którą przeznaczamy ogromną część budżetu weselnego. Pamiętajcie, że kopia umowy, którą dostajecie do wglądu przez pracownika obiektu jest jedynie wzorem i można ją dowolnie modyfikować. Oczywiście jakiekolwiek zmiany w umowie nie są mile widziane ze strony obiektu, ale należy pamiętać że im również zależy na wyprawieniu Wam wesela z wiadomych względów.

Należy mieć na uwadze fakt, że obsługa w takich obiektach potrafi się bardzo często zmieniać, dlatego bardzo ważne jest, aby wszystko było dokładnie w umowie zawarte. Każda umowa jest swojego rodzaju zobowiązaniem, które określa prawa i obowiązki każdej ze stron – zwróćcie uwagę, aby umowa zabezpieczała nie tylko obiekt ale również i Was. Zdarzają się sytuację gdy obiekty weselne wymagają podpisania umowy o rezerwację terminu a dopiero później jest podpisywana docelowa umowa o organizację wesela. Zdecydowanie odradzamy takie rozwiązanie z uwagi na zaburzenia równowagi stron w negocjacjach a tak naprawdę jej brak. Podpisując taką umowę tak naprawdę akceptujemy warunki drugiej umowy nie widząc jej na oczy. Oryginał umowy, podpisany przez każdą ze stron, należy bardzo dobrze strzec – w końcu jest to umowa na kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy. Nie chcemy nigdy powoływać się na zapisy w umowie ale nieraz możemy być do tego zmuszeni.

Jak każda wojna, najpierw zaczyna się wojna informacyjna. Weź do ręki kartkę i długopis i zastanów się na spokojnie na czym najbardziej Wam zależy przy poszukiwaniach firmy odpowiedzialnej za dany fragment wesela. Spisz to w najdrobniejszych szczegółach. Jeżeli jest to zespół- określ ile powinien mieć osób, jaki sprzęt ma posiadać. Jeżeli zależy Ci na szybkiej i sprawnej obsłudze klienta, wybierając fotografa i kamerzyste na wesele szukaj osób, których termin realizacji nie przekracza 30 dni.

Swoje oczekiwania przekujcie na pytania, które będziecie zadawać wszystkim wyselekcjonowanym podwykonawcom. Z każdej rozmowy róbcie notatki, a najlepiej ściągnijcie rejestrator rozmów na Wasz telefon. Rejestrator rozmów telefonicznych pozwoli Wam szybko i wygodnie wrócić do dowolnej rozmowy i porównać odpowiedzi. Dzięki temu będziecie mogli zwrócić również uwagę na styl wypowiedzi oraz emocje w głosie  Jeżeli rozmówca jest spięty, udziela wymijających odpowiedzi to z pewnością jest początkujący w branży. Jeżeli zaś jest bardzo prokliencki, zadaje dużo pytań oraz nasuwa swoje propozycje – wtedy człowiek z pewnością zna się na swoim fachu. Bardzo ważnym elementem jest podsumowanie spotkania z rozmówcą. Warto w trakcie spotkania
notować intrygujące Was informacje, żeby później o nie dopytać i podsumować rozmowę na koniec. Podsumowanie jest bardzo ważne – pozwala na doprecyzowanie niektórych kwestii. Często się zdarza, że moje rozumienie pewnych kwestii i pojęć odbiega od tego jak zrozumieli to moi klienci. Dlatego
warto doprecyzować znaczenie słów szerokich. Każde, nawet najmniejsze, wasze ustalenie powinno mieć odzwierciedlenie w podpisanej przez was umowie. Powszechnym faktem jest obiecywanie klientom więcej, aniżeli w rzeczywistości mają firmy zamiar dać – chyba, że jest wyraźny punkt w umowie.

Jeżeli nie rozumiecie jakiś sformułowań w umowie– dopytajcie się przedstawiciela firmy jak masz rozumieć dany podpunkt. Jeżeli dany punkt umowy daje za dużo możliwości do nadinterpretacji– zaproponuj odpowiednie zmiany w umowie. Umowy od siebie różnią się nieco – w zależności od negocjacji i ustaleń stron. Dokument , który przedstawia firma to jedynie wzór umowy a możliwość zmiany pewnych punktów daje świadectwo o firmie. To, czy jest elastyczna i prokliencka da się później odczuć w dalszej współpracy.